Factura electrónica obligatoria: qué cambia para tu empresa
Un PDF enviado por correo electrónico no es una factura electrónica. Esa frase resume la confusión más extendida sobre la obligación que llega con la Ley Crea y Crece. Si facturas a otras empresas o a otros autónomos, en los próximos años tendrás que emitir y recibir tus facturas en un formato que los programas puedan leer solos. Te explicamos qué cambia, cuándo y por dónde empezar.
Qué es la factura electrónica obligatoria entre empresas
La Ley 18/2022, conocida como Ley Crea y Crece, obliga a que todas las facturas entre empresarios y profesionales (lo que se llama facturación B2B) se emitan en formato electrónico estructurado. Su objetivo declarado es doble: reducir la morosidad —permitiendo saber cuándo se paga realmente cada factura— y digitalizar el tejido empresarial.
«Estructurado» significa un archivo con los datos ordenados en campos que un programa lee e interpreta sin intervención humana: Facturae, UBL o CII, todos ellos basados en XML. Un PDF, por muy bien maquetado que esté, no cumple: para el ordenador que lo recibe es una imagen con letras.
Verifactu y factura electrónica no son lo mismo
Es la duda que más nos llega al despacho, así que vamos con la comparación directa:
| Verifactu | Factura electrónica B2B | |
|---|---|---|
| Norma | RD 1007/2023 (ley antifraude) | Ley 18/2022, Crea y Crece |
| Qué regula | Cómo debe comportarse tu programa de facturación | En qué formato intercambias las facturas |
| Objetivo | Que las facturas no se puedan alterar ni borrar | Reducir la morosidad y digitalizar |
| A quién facturas | A cualquiera, también a particulares | Solo operaciones entre empresas y autónomos |
| Cuándo | 2027 | Por fases, a partir de 2027 |
Son obligaciones acumulativas: cumplir una no te exime de la otra. Si quieres el detalle de la primera, lo tienes en nuestro artículo sobre las nuevas fechas de Verifactu.
Calendario previsto
La cuenta atrás no arranca con la ley, sino con el desarrollo reglamentario y la orden ministerial que fija las especificaciones técnicas. A partir de ahí, la implantación es escalonada:
- Primera fase: empresas y profesionales con una facturación anual superior a 8 millones de euros. Deberán emitir sus facturas en formato electrónico estructurado.
- Segunda fase, un año después: el resto de empresas y autónomos, que además tendrán que estar en condiciones de recibirlas.
Según el calendario que se maneja, la primera fase entraría en juego a lo largo de 2027 y la segunda en 2028. Conviene seguir la evolución: estas fechas han cambiado ya varias veces y dependen de la publicación de la orden técnica.
Un matiz que sorprende a mucha gente: aunque tu obligación de emitir llegue en la segunda fase, tus clientes grandes empezarán a mandarte facturas electrónicas antes. Merece la pena estar preparado para recibirlas.
Qué obligaciones concretas trae
- Emitir en formato estructurado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT) todas las facturas a empresas y autónomos.
- Poder recibirlas en ese mismo formato, a través de una plataforma privada de intercambio o de la solución pública que habilite la Administración.
- Informar del estado de cada factura: aceptación o rechazo, y sobre todo la fecha de pago efectivo, en un plazo máximo de cuatro días desde que ocurre.
- Conservar las facturas y sus estados durante el plazo legalmente exigido, accesibles para el destinatario.
El punto de los estados de pago es el que de verdad cambia las reglas del juego: por primera vez habrá un registro de quién paga tarde. Si sueles cobrar con retraso, vas a tener un argumento objetivo; si eres tú quien se retrasa, va a notarse.
Qué pasa si no cumples
La Ley Crea y Crece prevé multas de hasta 10.000 € para quien no ofrezca a sus clientes la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no facilite el acceso a ellas. A eso se suma un efecto menos visible pero más inmediato: quedar fuera de las licitaciones y de determinadas ayudas públicas, que ya exigen facturar en electrónico.
Cómo prepararte sin gastar de más
- Cuenta cuántas facturas B2B emites al mes. No es lo mismo veinte que dos mil: la solución (y su precio) es distinta.
- Habla con tu proveedor de software. Muchos programas de facturación ya generan Facturae y se están adaptando a la vez a Verifactu. Resuelve las dos cosas de una sola vez.
- Depura tu base de clientes. NIF, razón social, dirección fiscal y datos de contacto correctos: sin eso, el intercambio automático falla.
- Consulta el Kit Digital y las ayudas vigentes antes de contratar nada. Buena parte del coste puede estar subvencionada.
- No corras a comprar la primera plataforma que te llame por teléfono. Habrá una solución pública gratuita y, para volúmenes pequeños, puede ser más que suficiente.
Preguntas frecuentes
Si solo facturo a particulares, ¿me afecta?
La obligación de la Ley Crea y Crece es para operaciones entre empresas y profesionales. Si tu cliente es un consumidor final, no entra. Ahora bien, Verifactu sí te afecta igualmente.
¿El PDF firmado electrónicamente vale?
No para esta obligación. Se exige formato estructurado que la máquina pueda procesar.
¿Tendré que pagar una plataforma?
No necesariamente. Podrás usar una solución privada o la pública que habilite la Administración. La elección depende de tu volumen y de con quién trabajes.
¿Y si ya emito facturas a la Administración por FACe?
Vas con ventaja: ya trabajas con Facturae, que es uno de los formatos admitidos.
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Última actualización: julio de 2026. Información de carácter general que no sustituye al asesoramiento personalizado; el calendario definitivo depende del desarrollo reglamentario en curso.